Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania cookies, a także podobnych technologii w serwisie internetowym dostępnym pod adresem https://vrteam.pl/, zwanym dalej „Serwisem”.

„Administratorem” jest podmiot wskazany w sekcji 2, a „Użytkownikiem” – każda osoba odwiedzająca Serwis, korzystająca z jego funkcji albo kontaktująca się z Administratorem w związku z ofertą VR Team.

Serwis służy prezentacji atrakcji eventowych, sprzętu, realizacji oraz treści blogowych, a także przesyłaniu zapytań i zgłoszeń dotyczących możliwej rezerwacji. Serwis nie jest sklepem internetowym. Nie udostępnia koszyka, płatności internetowych, kont klientów ani mechanizmu automatycznego zawierania umów.

Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawą o ochronie danych osobowych oraz Prawem komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Serwisem i działalnością prowadzoną pod marką VR Team jest:

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, bezpieczeństwa danych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

Polityka obejmuje dane potencjalnych klientów, klientów, kontrahentów, osób prywatnych, przedsiębiorców, przedstawicieli instytucji, pracowników oraz reprezentantów kontrahentów, osób kontaktowych, podwykonawców, jak również partnerów uczestniczących we współpracy.

3. Kategorie i źródła danych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne oraz kontaktowe – w szczególności imię, adres e-mail i numer telefonu;
• dane dotyczące planowanego wydarzenia – kategoria oraz rodzaj atrakcji, termin rezerwacji obejmujący datę i godzinę, a także lokalizacja wydarzenia;
• dane przekazane w dalszej komunikacji – treść korespondencji, ustalenia techniczne, organizacyjne, cenowe, transportowe oraz dotyczące obsługi wydarzenia;
• dane klientów i kontrahentów – dane firmy, dane reprezentantów oraz osób kontaktowych, dane rozliczeniowe, jak również informacje potrzebne do zawarcia i wykonania umowy;
• dane techniczne – między innymi adres IP, data oraz czas żądania, adres URL, referrer, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, urządzeniu i błędach;
• dane dotyczące zgód – zakres, treść oraz informacja o udzieleniu lub wycofaniu zgody marketingowej albo zgody dotyczącej opcjonalnych technologii.

Dane pochodzą przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Mogą zostać przekazane przez aplikację „Zarezerwuj”, e-mail, telefon lub podczas dalszych ustaleń. W relacjach B2B dane reprezentanta albo osoby kontaktowej mogą pochodzić od jej pracodawcy, zleceniodawcy, współpracownika, z publicznego rejestru lub firmowego źródła kontaktowego.

Osoba przekazująca dane innej osoby powinna mieć podstawę do ich udostępnienia, poinformować ją o przekazaniu danych, gdy jest to wymagane, oraz ograniczyć ich zakres do informacji niezbędnych.

4. Aplikacja „Zarezerwuj”

Aplikacja umożliwia przesłanie zgłoszenia obejmującego kategorię oraz rodzaj atrakcji, planowaną datę i godzinę, lokalizację wydarzenia, a także imię, adres e-mail i numer telefonu osoby kontaktowej.

Dane są wykorzystywane do przyjęcia oraz analizy zgłoszenia, kontaktu z Użytkownikiem, sprawdzenia możliwości realizacji wydarzenia, przygotowania indywidualnej oferty, jak również prowadzenia dalszych ustaleń.

Po wysłaniu formularza wiadomość zawierająca zgłoszenie jest przesyłana na adres info@vrteam.pl. Użytkownik otrzymuje wiadomość potwierdzającą odebranie zgłoszenia. Zgłoszenia nie są zapisywane przez aplikację w WordPressie, bazie formularzy, CRM ani innym dodatkowym systemie; pozostają jednak w skrzynkach poczty elektronicznej nadawcy oraz odbiorcy zgodnie z zasadami ich działania i retencji.

Formularz nie korzysta z reCAPTCHA ani innego zewnętrznego mechanizmu antyspamowego.

Zgłoszenie stanowi prośbę o indywidualną weryfikację. Rezerwacja wymaga odrębnego, jednoznacznego potwierdzenia przez VR Team po uzgodnieniu w szczególności dostępności, terminu, miejsca, liczby urządzeń, czasu wynajmu, transportu, montażu, obsługi, ceny oraz warunków technicznych i organizacyjnych. Automatyczna wiadomość o odebraniu zgłoszenia sama w sobie nie stanowi potwierdzenia rezerwacji ani przyjęcia oferty.

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia. Bez nich Administrator może nie być w stanie skontaktować się z Użytkownikiem, sprawdzić możliwości realizacji ani przygotować oferty.

5. Cele i podstawy prawne

Jeżeli charakter sprawy zmieni się w toku komunikacji, podstawa przetwarzania może odpowiednio przejść z działań przedumownych na wykonanie umowy, obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes. Administrator nie opiera wszystkich procesów na jednej podstawie prawnej.

6. Marketing

Jeżeli Użytkownik dobrowolnie zaznaczy odrębną zgodę marketingową, jego adres e-mail może być wykorzystywany do przesyłania informacji handlowych i marketingowych dotyczących usług oraz ofert VR Team.

Zgoda marketingowa jest opcjonalna, nie może być domyślnie zaznaczona, a jej udzielenie nie stanowi warunku wysłania zgłoszenia ani uzyskania oferty. Można ją wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem pod adresem info@vrteam.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

Administrator może zachować ograniczony dowód udzielenia lub wycofania zgody w celu wykazania zgodności z prawem oraz ochrony przed roszczeniami. Dane nie są wykorzystywane do innych kanałów marketingowych bez spełnienia wymagań właściwych dla danego kanału.

7. Dane techniczne i logi

Korzystanie z Serwisu powoduje wysyłanie żądań do serwera. W logach mogą zostać zapisane między innymi adres IP, data oraz czas żądania, odwiedzony URL, adres strony odsyłającej, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym i urządzeniu, status odpowiedzi, a także dane o błędach.

Dane te są wykorzystywane do utrzymania Serwisu, zapewnienia jego bezpieczeństwa oraz dostępności, diagnostyki, wykrywania ataków i nadużyć, przeciwdziałania spamowi, jak również wyjaśniania incydentów. Same logi co do zasady nie pozwalają Administratorowi automatycznie poznać tożsamości konkretnego Użytkownika.

8. Google Analytics i Google Search Console

Google Analytics 4

Serwis korzysta z Google Analytics 4 („GA4”), usługi analitycznej dostarczanej zasadniczo użytkownikom z Europejskiego Obszaru Gospodarczego przez Google Ireland Limited. GA4 pomaga analizować ruch, źródła odwiedzin, wykorzystywane urządzenia, popularność podstron oraz sposób korzystania z Serwisu.

Usługa może przetwarzać identyfikatory internetowe, skrócone lub pełne informacje o adresie IP w zakresie wynikającym z działania usługi, dane urządzenia i przeglądarki, przybliżoną lokalizację, źródło ruchu, odwiedzane podstrony oraz zdarzenia związane z korzystaniem z Serwisu. GA4 jest osadzone za pomocą skryptu i współpracuje z Google Consent Mode v2 oraz ustawieniami zgody przekazywanymi przez CookieYes.

Zakres, sposób działania oraz okres dostępności danych mogą zależeć od aktualnej konfiguracji usługi Google i ustawień zgody Użytkownika. Szczegóły dotyczące przetwarzania przez Google znajdują się w dokumentacji, a także polityce prywatności Google.

Google Search Console

Administrator korzysta z Google Search Console w celu monitorowania widoczności Serwisu w wynikach wyszukiwania Google, stanu indeksowania, błędów technicznych oraz zagregowanych informacji o ruchu pochodzącym z wyszukiwarki. Search Console nie jest standardowo narzędziem, które zapisuje cookies na urządzeniu każdego odwiedzającego w celu śledzenia jego zachowania w Serwisie.

9. CookieYes, cookies i podobne technologie

Serwis korzysta z CookieYes jako platformy zarządzania zgodami. CookieYes wyświetla baner, umożliwia wybór kategorii, zapisuje preferencje, przekazuje status zgody odpowiednim narzędziom, umożliwia zmianę lub wycofanie zgody oraz może dokumentować wybory Użytkownika.

W Serwisie mogą być stosowane:

• technologie niezbędne – wymagane do transmisji, bezpieczeństwa, podstawowego działania Serwisu oraz zapamiętania wyborów dotyczących prywatności;
• funkcjonalne – wspierające dodatkowe funkcje, a także prezentację treści;
• analityczne – pomagające mierzyć ruch oraz sposób korzystania z Serwisu;
• marketingowe – jeżeli zostaną wdrożone i Użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.

Technologie opcjonalne wymagające zgody są objęte mechanizmem zarządzania preferencjami. Użytkownik może w każdej chwili zmienić wybór. Wycofanie zgody jest skuteczne na przyszłość i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aktualna lista wykrytych cookies, ich dostawców, celów oraz okresów działania jest prezentowana w panelu CookieYes. Lista może zmieniać się wraz z konfiguracją Serwisu, jak również aktualizacjami dostawców, dlatego Polityka nie powiela statycznego wykazu, który mógłby utracić aktualność.

Cookies można również usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie technologii niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji, a odmowa analityki ograniczy możliwość prowadzenia statystyk. Ustawienia przeglądarki nie zawsze zastępują wybór dokonany w panelu zgód.

10. YouTube i media społecznościowe

Osadzone filmy YouTube

Serwis może zawierać filmy osadzone z YouTube, którego dostawcą jest podmiot z grupy Google. Wyświetlenie podstrony z osadzonym odtwarzaczem lub rozpoczęcie odtwarzania może powodować nawiązanie połączenia z serwerami Google oraz przekazanie informacji takich jak adres IP, dane urządzenia i przeglądarki, odwiedzony URL oraz informacje o interakcji z filmem. Jeśli Użytkownik jest zalogowany do Google, aktywność może zostać powiązana z jego kontem zgodnie z ustawieniami i zasadami Google.

Osadzone materiały mogą korzystać z cookies lub innych technologii Google. Użytkownik może zarządzać odpowiednimi preferencjami za pomocą panelu CookieYes oraz ustawień własnego konta i przeglądarki.

Facebook, Instagram i Chaty

Serwis zawiera odnośniki do profili VR Team na Facebooku i Instagramie. Same zwykłe odnośniki nie oznaczają automatycznie przekazania danych do operatora serwisu społecznościowego przed ich użyciem.

Widget Chaty udostępnia skróty do Instagrama, Messengera, poczty elektronicznej oraz połączenia telefonicznego. Wybranie Instagrama lub Messengera powoduje przejście do usługi Meta, która przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami. Wybranie e-maila albo telefonu uruchamia odpowiednią funkcję urządzenia Użytkownika. Serwis nie osadza feedów Facebooka ani Instagrama, jak również nie korzysta z Meta Pixel.

11. Odbiorcy danych i transfery poza EOG

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu:

• LH.pl oraz innym dostawcom hostingu, poczty, infrastruktury, jak również kopii zapasowych;
• dostawcom administracji WordPress, wsparcia IT, oprogramowania, utrzymania oraz bezpieczeństwa;
• CookieYes oraz Google – w zakresie wynikającym z konfiguracji, użycia narzędzi i preferencji Użytkownika;
• biuru rachunkowemu, dostawcom systemów rozliczeniowych, doradcom prawnym, podatkowym oraz ubezpieczycielom;
• podwykonawcom eventowym, operatorom sprzętu, przewoźnikom, partnerom organizacyjnym, a także osobom obsługującym wydarzenie – wyłącznie, gdy jest to potrzebne do przygotowania lub realizacji konkretnej współpracy;
• organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek albo uprawnienie do udostępnienia wynika z prawa.

W zależności od roli odbiorcy działa on jako podmiot przetwarzający na polecenie Administratora, niezależny administrator albo osoba upoważniona. Podmioty przetwarzające są związane umową lub innym instrumentem wymaganym przez art. 28 RODO.

Korzystanie z usług globalnych dostawców, w szczególności Google, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Transfer odbywa się na podstawie mechanizmu przewidzianego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, EU–US Data Privacy Framework w przypadku ważnej certyfikacji odbiorcy, standardowych klauzul umownych lub innego właściwego zabezpieczenia. W razie potrzeby stosowane są również dodatkowe środki ochronne.

12. Okresy przechowywania

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo izolowane od bieżącego użycia, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane prawem lub potrzebne do ochrony roszczeń.

13. Prawa osób, sprzeciw i skarga

W zależności od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania osobie mogą przysługiwać:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania lub uzupełnienia danych;
• prawo usunięcia danych, gdy zachodzą przesłanki określone w RODO;
• prawo ograniczenia przetwarzania;
• prawo przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby;
• prawo bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można przesłać na adres info@vrteam.pl albo pocztą na adres Administratora. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości, nie żądając danych nadmiernych. Realizacja prawa może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO, obowiązków prawnych lub praw innych osób.

Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skorzystanie z prawa do skargi nie wymaga wcześniejszego kontaktu z Administratorem.

14. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Narzędzia analityczne mogą tworzyć zagregowane statystyki lub segmenty techniczne, jednak nie oznacza to automatycznego podejmowania wiążącej decyzji dotyczącej rezerwacji, ceny lub współpracy z konkretną osobą.

15. Blog i informacje o ofercie

Treści blogowe mają charakter informacyjny, edukacyjny, inspiracyjny, promocyjny, ogólny oraz pomocniczy. Nie stanowią indywidualnej porady eventowej, opinii technicznej, ekspertyzy, wiążącej oferty handlowej ani gwarancji dostępności, ceny, rezultatu lub przydatności rozwiązania dla każdego wydarzenia.

Informacje mogą utracić aktualność wskutek zmian oferty, cen, dostępności, sprzętu, technologii, producentów, prawa albo warunków technicznych i organizacyjnych. Administrator może aktualizować artykuły oraz rekomendacje, poprawiać błędy, zmieniać treść lub usuwać publikacje.

Użytkownik nie powinien podejmować decyzji dotyczącej konkretnego wydarzenia wyłącznie na podstawie artykułu. Każda realizacja może wymagać odrębnej oceny oraz potwierdzenia aktualnych warunków z VR Team. W zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące prawo Administrator nie odpowiada za następstwa decyzji podjętych wyłącznie na podstawie ogólnych materiałów, bez indywidualnego potwierdzenia warunków.

Informacje o atrakcjach

Informacje dotyczące między innymi dostępności, parametrów, wymiarów, wyglądu, wymaganej powierzchni, energii, montażu, obsługi, transportu, brandingu, zakresu wyposażenia i ceny mają charakter prezentacyjny i mogą wymagać indywidualnego potwierdzenia. Wiążące są ostateczne ustalenia stron dokonane przy konkretnej współpracy.

16. Zdjęcia, wizualizacje i sztuczna inteligencja

Serwis może prezentować fotografie realnych realizacji oraz sprzętu, materiały poglądowe i marketingowe, wizualizacje, grafiki koncepcyjne, a także materiały wygenerowane albo edytowane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

Materiały wizualne mogą mieć charakter poglądowy. Rzeczywisty wygląd atrakcji może różnić się ze względu na wariant sprzętu, konfigurację, branding, oświetlenie, warunki wydarzenia, sposób wykonania fotografii albo obróbkę graficzną. Materiał wizualny nie stanowi samodzielnej gwarancji konkretnego wyglądu, wyposażenia lub rezultatu.

Administrator może korzystać z narzędzi AI do generowania grafik oraz wizualizacji, edycji zdjęć, retuszu, poprawy jakości, tworzenia koncepcji, redakcji i korekty tekstów, tłumaczenia, porządkowania treści, optymalizacji SEO, a także przygotowywania materiałów informacyjnych i marketingowych. Nie oznacza to, że każda treść została wygenerowana automatycznie. Materiały mogą podlegać redakcji oraz weryfikacji przez człowieka.

Systemy AI mogą powodować uproszczenia, nieścisłości albo różnice wizualne. Użytkownik nie powinien traktować materiału przygotowanego z pomocą AI jako indywidualnej gwarancji cech atrakcji. Dane z formularza „Zarezerwuj”, wiadomości e-mail i kontaktów klientów nie są przekazywane do narzędzi AI.

Jeżeli dla określonego materiału powstanie obowiązek ujawnienia jego sztucznego charakteru na podstawie przepisów dotyczących AI, Administrator zastosuje oznaczenie odpowiednie do charakteru i sposobu publikacji materiału.

17. Własność intelektualna, kopiowanie i TDM

Treści Serwisu mogą podlegać ochronie na podstawie prawa autorskiego, prawa własności przemysłowej, przepisów o bazach danych oraz innych regulacji. Ochrona może obejmować w szczególności teksty, opisy ofert, artykuły, układ oraz strukturę treści, grafiki, ikony, fotografie, filmy, animacje, projekty, elementy interfejsu, kod, logotyp, oznaczenia, materiały promocyjne, zestawienia, jak również bazy danych.

Korzystanie z Serwisu nie powoduje przeniesienia praw ani udzielenia licencji poza zakresem koniecznym do zwykłego korzystania z Serwisu.

Bez odpowiedniej podstawy prawnej lub zgody uprawnionego niedozwolone może być w szczególności kopiowanie, reprodukowanie, publikowanie, rozpowszechnianie, komercyjne wykorzystywanie, modyfikowanie, tworzenie materiałów pochodnych, pobieranie zdjęć, kopiowanie struktury bazy, masowe lub systematyczne pobieranie danych oraz scraping – z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez obowiązujące przepisy prawa.

Text and data mining oraz systemy AI

W zakresie, w jakim obowiązujące przepisy pozwalają uprawnionemu zastrzec prawa, Administrator zastrzega brak zgody na zwielokrotnianie i pobieranie utworów oraz innych chronionych materiałów z Serwisu na potrzeby komercyjnego text and data mining, budowania zbiorów danych, trenowania lub dostrajania modeli sztucznej inteligencji oraz tworzenia komercyjnych baz treści, chyba że Administrator udzielił uprzedniej zgody albo działanie ma inną ważną podstawę prawną.

Zastrzeżenie nie ogranicza wyjątków i dozwolonego użytku, których nie można skutecznie wyłączyć. Administrator może uzupełniać zastrzeżenie o środki możliwe do odczytu maszynowego.

18. Linki i serwisy zewnętrzne

Serwis może zawierać linki do witryn oraz usług osób trzecich. Po przejściu do zewnętrznego serwisu zastosowanie mają zasady jego operatora. Administrator nie określa samodzielnie celów ani sposobów przetwarzania danych przez niezależnych operatorów, a także nie kontroluje wszystkich zmian w ich usługach.

Użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności i ustawieniami wybranego serwisu zewnętrznego. Powyższa informacja nie wyłącza odpowiedzialności Administratora w zakresie, w którym nie może ona zostać wyłączona na podstawie obowiązującego prawa.

19. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne oraz organizacyjne dobierane odpowiednio do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, ograniczanie uprawnień, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe, zabezpieczenia infrastruktury i poczty, monitoring bezpieczeństwa, a także procedury reagowania na incydenty.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby oraz podmioty, które potrzebują go do realizacji powierzonych zadań. Zakres zabezpieczeń jest okresowo dostosowywany do zmian technologii, zagrożeń i funkcjonalności Serwisu. Żadna metoda transmisji lub przechowywania nie zapewnia jednak absolutnej odporności na wszystkie incydenty.

20. Zmiany Polityki i data obowiązywania

Administrator może aktualizować Politykę w szczególności w razie zmiany prawa, funkcjonalności Serwisu, oferty, dostawców, stosowanych narzędzi, sposobów przetwarzania, konfiguracji cookies lub danych kontaktowych. Aktualna wersja będzie publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.

Jeżeli charakter zmiany będzie wymagał ponownego uzyskania zgody lub przekazania dodatkowej informacji konkretnej osobie, Administrator podejmie właściwe działania. Zmiana Polityki nie ogranicza praw wynikających z przepisów ani nie zmienia z mocą wsteczną podstawy zakończonego przetwarzania.

Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od 7 września 2026 r.